ダラダラ会議にはしたくない！ マンション管理組合の理事会
こんにちは、マリモコミュニティがお届けするマンション管理コラムです。
マンションでは、月に1回程度のペースで定例理事会が開かれます。マンションに関わる重要事項を協議する場ですが、思うようにいかないことも少なくありません。今回は、マンション管理組合の理事会のあり方を考えてみましょう。
マンションの理事会のあり方1：事前準備をし、短時間で終える
【理事の声】
当管理組合の理事会は、毎回朝から晩までかかってしまいます。そのため、ほとんどの理事は理事会を嫌がっており、あれこれ理由をつけて欠席しようとする始末です。これでは理事会を開く意味がありません。何とかならないでしょうか。
【お悩み解決のポイント】
理事会が思うように進まない原因の1つが、事前準備の不足です。議題は最低でも1週間前にはまとめ、参考資料を作成して理事全員に配布しましょう。あらかじめ資料に目を通し、質問内容をまとめたり事前調整をしたりすれば、非常に効率のよい議論ができます。短時間で終われば出席率も上がるでしょうから、ぜひ試してみてください。
理事会が思うように進まない原因の1つが、事前準備の不足です。議題は最低でも1週間前にはまとめ、参考資料を作成して理事全員に配布しましょう。あらかじめ資料に目を通し、質問内容をまとめたり事前調整をしたりすれば、非常に効率のよい議論ができます。短時間で終われば出席率も上がるでしょうから、ぜひ試してみてください。
マンションの理事会のあり方2：重要事項を優先する
【理事の声】
当マンションは規模が大きいため、理事会で議論すべきこともたくさんあり、どれから手をつけるべきか困ることもしばしばです。ひとまず手をつけやすそうなものから処理する方針で、これまで何とかやってきました。このやり方に問題はないでしょうか。
【お悩み解決のポイント】
理事会では、重要事項を優先して話し合うのが基本です。照明の交換や小さな破損箇所の修繕なども、確かに大切な問題ではあります。しかし、居住者の生活に大きな影響を与える問題ではなく、関係する費用も大きくはありません。それらを優先的に処理した結果、重要事項の議論が次回に持ち越しになるということは、避けなければならないのです。特に、マンションの大規模修繕の見直しなど「重要だけど緊急性は高くない」問題は、時限爆弾のようなものといっていいでしょう。「まだ慌てる必要はないから」といって後回しにしていると、いつのまにか「重要で緊急性も高い大問題」に変化してしまうのです。処理のしやすさよりも、内容の重大性に目を向けるようにしてみてください。
理事会では、重要事項を優先して話し合うのが基本です。照明の交換や小さな破損箇所の修繕なども、確かに大切な問題ではあります。しかし、居住者の生活に大きな影響を与える問題ではなく、関係する費用も大きくはありません。それらを優先的に処理した結果、重要事項の議論が次回に持ち越しになるということは、避けなければならないのです。特に、マンションの大規模修繕の見直しなど「重要だけど緊急性は高くない」問題は、時限爆弾のようなものといっていいでしょう。「まだ慌てる必要はないから」といって後回しにしていると、いつのまにか「重要で緊急性も高い大問題」に変化してしまうのです。処理のしやすさよりも、内容の重大性に目を向けるようにしてみてください。
マンションの理事会のあり方3：広報活動に取り組む
【理事の声】
先日、居住者向けに重要事項の説明会を開いたのですが、参加者があまりにも少ないことにショックを受けました。マンションのことにもっと興味を持ってもらうには、どうすればいいでしょうか。
【お悩み解決のポイント】
「マンション管理のことは、理事会と管理会社に任せておけばいい」と思っている居住者は、残念ながら少なくありません。その一方、「理事会が何をやっているのかよくわからない」「密室の会議で何でも決められている気がする」と考える居住者もいるでしょう。理事会が何をしているのか知ってもらい、マンションのことに興味を持ってもらうためにも、広報活動は重要です。理事会の議事録の公表、オブザーバーとしての理事会への参加、理事会の広報誌の発行など、さまざまな方法で情報発信を行いましょう。理事会の透明性をアピールできると同時に、居住者の興味を引きつけることができます。
「マンション管理のことは、理事会と管理会社に任せておけばいい」と思っている居住者は、残念ながら少なくありません。その一方、「理事会が何をやっているのかよくわからない」「密室の会議で何でも決められている気がする」と考える居住者もいるでしょう。理事会が何をしているのか知ってもらい、マンションのことに興味を持ってもらうためにも、広報活動は重要です。理事会の議事録の公表、オブザーバーとしての理事会への参加、理事会の広報誌の発行など、さまざまな方法で情報発信を行いましょう。理事会の透明性をアピールできると同時に、居住者の興味を引きつけることができます。
まとめ：理事会を見直してダラダラ会議を卒業！
中身が濃くスムーズな理事会が開催できるようになると、各理事も参加に意欲的になり、より充実したマンション管理が可能になります。理事会のあり方を見直し、ダラダラ会議を卒業してみてはいかがでしょうか。
