個人情報保護方針

株式会社マリモコミュニティ(以下「当社」といいます。)は、マンション等の建物管理事業や保険代理店事業、各種工事や物品・サービス等の提供に伴い取得し使用する個人情報保護の重要性を認識し、以下のとおり個人情報保護方針を定めるとともに、個人情報に関連する各種法令や社内規程等を全ての役員・従業員に遵守させ、個人情報の適切な取扱いと管理運営に万全を尽くしてまいります。

  • 個人情報の取得について 当社は、適法かつ公正な手段によって行うとともに、お客様等に対して利用目的を特定したうえで、利用目的の達成に必要な項目に限定し、原則として同意を得たうえで個人情報を取得します。
  • 個人情報の利用について 当社は、個人情報を、取得の際に特定した利用目的の範囲内で、業務の遂行上必要な限りにおいて利用します。当社は、個人情報を共同利用し、または、個人情報の取扱いを外部委託する場合には、当該共同利用者・外部委託先に対し、厳正な調査を行ったうえ、秘密を保持させるため、必要かつ適正な監督を行います。
  • 個人情報の第三者提供について 当社は、個人情報を取得の際に明示した利用目的の範囲内で、業務の遂行上必要な限りにおいて第三者に個人情報を提供することがあります。その場合、第三者に提供する目的、提供する個人情報の項目、提供の手段または方法、当該情報の提供を受ける者または提供を受ける者の組織の種類と属性等を通知するとともに、同意を得たうえで行います。
  • 要配慮個人情報について 当社は、「個人情報の保護に関する法律」の定めによる要配慮個人情報について、本人の同意を得た場合または法令で認められている場合を除き、取得、利用または第三者提供をいたしません。
  • 個人情報の管理について 当社は、個人情報を正確かつ最新の内容に保ち、これを安全に管理します。当社は、個人情報の漏えい、滅失、棄損の防止、その他の安全管理のため、組織的、人的、物理的および技術的な安全管理措置を講じます。
  • 個人情報の開示・訂正・利用停止について 当社は、個人情報について、本人が開示・訂正・利用停止等を求める権利を有していることを確認し、これらの要求がある場合には、必要な範囲で速やかに対応します。
  • 法令の遵守について 当社は、確実な個人情報保護の実現のため、個人情報の保護に関する法律等の関連法令を遵守します。
  • 組織・体制について 当社は、個人情報保護管理者を任命し、必要かつ適切な安全管理措置を講じ、個人情報の適正な管理を実施いたします。 当社は、役員および従業員に対し、個人情報の保護および適正な管理方法についての研修を実施し、個人情報の適正な取扱いを徹底します。
  • 社内規定類の整備・改善について 当社は、個人情報の適正な保護・管理を実現するため、本指針をはじめとする個人情報保護に関する社内規程類を整備し、これを当社役員および従業員に遵守させるとともに、継続的に改善します。

2009年8月3日 制定
2017年9月1日 改訂
株式会社マリモコミュニティ
代表取締役社長 加藤 拓身

「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項

「個人情報の保護に関する法律」に基づき、以下の事項を公表します。

  1. 個人情報の利用目的の公表に関する事項
    1. (1) 直接または間接的に個人情報を取得する場合の利用目的 書面に記載された個人情報をお客様から直接取得する場合は、その都度、利用目的を明示させていただきます。それ以外で個人情報を直接、または間接的に取得する場合は、以下の利用目的の制限の範囲内で取扱わせていただきます。(ただし、以下(2)および2.個人情報の「共同利用」の場合を除きます)
      個人情報の類型 利用目的
      • 管理組合役員様アンケート
      • 弊社業務に関する確認 理事長様アンケート
      当社に対する満足度の調査および業務改善やマーケティング資料としての活用、ご要望事項への対応のため
      コールセンターへのお問い合わせ情報(通話録音記録を含む) お問い合わせまたはご要望事項等への対応のため
      ホームページお問い合わせフォーム お問い合わせまたはご要望事項への対応、当社従業員採用における選考のため
      季刊誌「まりもノ風」アンケート プレゼントご当選者への賞品発送および本誌製作時の参考資料としての活用、ご要望事項への対応のため
    2. (2) 委託された個人情報の利用目的
      個人情報の類型 利用目的
      管理委託契約を締結したマンション管理組合から委託された組合員や入居者等の個人情報
      • 管理規約、管理委託契約書等に定める業務を遂行するため
      • 入居説明会のご案内等ご入居までの諸案内発送のため
      • 管理事業の営業活動、顧客動向分析、商品開発等の調査分析のため
      • マンションの管理または暮らしに役立つ各種情報を提供するため
      マンション分譲主から委託された新規分譲マンションご契約者の個人情報
      • マンション管理業務遂行のため
      • ご入居までの諸案内発送のため
      • 当社サービスのご案内のため
      保険代理店業務に係るご契約情報 当社が代理店契約を締結している保険会社が取扱う商品、サービスの提供のため
  2. 個人情報の「共同利用」について
    当社は、お客様より取得した個人情報について、所有または居住されているマンションの販売会社および建物施工会社、建物設備の保守を行う保守メンテナンス業者、その他のサービス提供会社、当社グループ会社等へ利用目的の達成に必要な範囲内においてお客様より取得した個人情報を共同利用いたします。この場合において、お客様からの同意なく利用させていただきます。予めご了承ください。
    • 共同利用する個人データの項目:住所・氏名・電話番号・FAX番号・メールアドレス
    • 利用目的:上記1のとおり
    • 管理責任者:株式会社マリモコミュニティ
  3. 保有個人データに関して、本人の知り得る状態に置くべき事項
    当社の保有個人データの利用目的は以下の通りです。
    個人情報の類型 利用目的
    • 管理組合役員様アンケート
    • 弊社業務に関する確認 理事長様アンケート
    当社に対する満足度の調査および業務改善やマーケティング資料としての活用、ご要望事項への対応のため
    コールセンターへのお問い合わせ情報(通話録音記録を含む) お問い合わせまたはご要望事項等への対応のため
    ホームページお問い合わせフォーム お問い合わせまたはご要望事項への対応、当社従業員採用における選考のため
    季刊誌「まりもノ風」アンケート プレゼントご当選者への賞品発送および本誌製作時の参考資料としての活用、ご要望事項への対応のため
    事業活動に係る個人情報 事業活動(業務提携先事業活動含む)に関するサービス・情報の提供、営業活動、顧客動向分析、商品開発等の調査分析のため
  4. 個人情報の「第三者提供」について
    当社は、次の場合に、取得させていただいた個人情報を第三者に提供することがあります。
    1. ご本人の同意がある場合。
    2. 法令に基づく場合。
    3. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得る事が困難である時。
    4. 公衆衛生上の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
    5. 国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行する事に対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
  5. 「開示等の求め」に応じる手続等に関する事項
    当社では、保有個人データの本人またはその代理人等からの開示等(利用目的の通知、開示、訂正・削除、利用停止等)の求めに対して、以下の要領にて対応しております。
    1. 「開示等の求め」の申出先 「開示等の求め」は6.「お問い合わせ」受付窓口宛、所定の申請書と必要書類ならびに手数料を同封のうえ、ご郵送ください。なお、封筒に朱書きで「個人情報開示請求書類在中」とお書き添えください。
    2. 「開示等の求め」に際して提出すべき書面(様式)等 「開示等の求め」を行う場合は、次の申請書(A)に所定の事項を全てご記入の上、本人確認の為の書類(B)を同封しご郵送ください。
      • 「保有個人データ」開示等申請書
        申請書は、下記の「保有個人データ」開示等申請書からダウンロード、または6.「お問い合わせ」受付窓口にお申し付けください。 「保有個人データ」開示等申請書(PDF/約137KB)
      • 本人確認のための書類
        運転免許証、パスポートなどの公的書類のコピー 1通
    3. 代理人による「開示等の求め」 「開示等の求め」をする者が未成年、成年被後見人である本人の法定代理人または「開示等の求め」を行うことにつき本人から委任をうけた方である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類(AまたはB)を同封ください。
      • 法定代理人の場合
        • 未成年者または成年被後見人の法定代理人であることを確認するための書類(法定代理人の運転免許証、パスポートなどの公的書類のコピー) 1通
        • 法定代理関係があることを確認するための書類(戸籍謄本または扶養家族が記入された保険証コピー) 1通
      • 委任をうけた方の場合
        • 委任状(本人の実印による押印があるもの) 1通
        • 本人の印鑑証明書 1通
    4. 「開示等の求め」の手数料およびその徴収方法 一回の申請ごとに 1,000円
      1,000円分の郵便切手または郵便小為替を申請書類に同封してください。
      ただし、手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡を申しあげますが、所定の期間内にお支払がない場合は、「開示等の求め」がなかったものとして取扱わせていただきます。
    5. 「開示等の求め」に対する回答方法 申請者の申請書記載住所宛に書面によってご回答申しあげます。
    6. 「開示等の求め」に関して取得した個人情報の利用目的 「開示等の求め」に伴い取得した個人情報は、「開示等の求め」への対応に必要な範囲のみで取扱うものとします。提出いただいた書類は、「開示等の求め」に対する回答が終了した後、2年間保存し、その後廃棄いたします。

    「保有個人データ」の不開示事由について 次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申しあげます。
    また、不開示の場合も手数料の返還はいたしません。

    • 申請書に記載されている内容等、本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録住所が一致しないときなど本人が確認できない場合
    • 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
    • 委任をうけた方からの申請に際して、委任状の提出いただけない等、本人から委任を受けたことが確認できない場合
    • 所定の申請書類に不備があった場合
    • 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    • その他法令に違反することとなる場合

  6. 「お問い合わせ」受付窓口に関する事項
    当社の個人情報の取扱いに関するお問い合わせについては、下記窓口までお申し出ください。
    • 電話による場合 0120-936-091
    • 電子メールによる場合 johou-info@marimo-mc.co.jp
    • お手紙による場合 〒730-0031
      広島市中区紙屋町一丁目3番2号 銀泉広島ビル11階
      株式会社マリモコミュニティ 企画統括部 個人情報保護担当
    • お電話や直接ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申しあげます。
  7. 個人情報保護管理者の氏名または職名、連絡先
    企画統括部長