マンションの総会の参加者が少ない時は、どうすればいい？
こんにちは、マリモコミュニティがお届けするマンション管理コラムです。
今回はマンション入居者の方へ、マンション暮らしに関する情報をお届けします。
管理組合の総会は、マンションの最高意思決定機関です。できるだけ多くの区分所有者が参加するべきですが、仕事が忙しかったり興味がなかったりして、参加者が集まらないことも少なくありません。ここでは、そのようなケースへの対処法を考えてみましょう。
総会の参加者が少ない時1：代理人を立てる
【住民の声】
以前の私は、マンションの総会に毎回参加していました。しかし、昨年は仕事が非常に忙しかったため、参加することができなかったのです。このままでいくと、今年も参加できそうにありません。誰かに代理人を頼むことはできるのでしょうか。
委任状を作成・交付すれば、代理人を立てて議決権を行使することは可能です。ただし、誰でも代理人になれるわけではありません。多くの場合、代理人になれる人の範囲が管理規約で定められていますので確認してみてください。また、議決権行使書により、決議を書面によって行使できるようになっていると思います。総会はご自身のマンションの管理運営に関する重要なことを決める会ですので、総会に参加できない場合でも、代理人または書面のいずれかで決議には参加するようにしてください。
総会の参加者が少ない時2：決議に必要な人数は減らせる？
【管理組合の声】
ここ数年、総会の出席率が低くなり、いずれは重要な決議を行えなくなるのではないかと危惧しています。決議に必要な賛成の人数を、管理規約によって減らすことはできるのでしょうか。
総会での決議のうち、特に重要な議案を決めるものを「特別決議」といい、区分所有者数と議決権の各3/4以上（建物の建て替えなどは4/5以上）の賛成が必要となります。ただし、「共用部分等の変更」に関する議案については、管理規約によって区分所有者数は「過半数」まで要件を緩和することが可能ですが、議決権は「3/4以上」から減らすことはできません。
それ以外の特別決議事項は、「法で定める議決要件を緩和することはできない」と区分所有法で定められています。したがって、規約の改正により必要な賛成数を変更することはできません。参加者が集まらない場合は、別の改善策を考えるのが望ましいでしょう。
総会の参加者が少ない時3：外部の居住者の招集
【管理組合の声】
区分所有者の中にはマンションに居住せず外部で生活している人がいるようです。一部の方は、届け出が出されておらずどこにいるかもわからないので、総会の招集通知を出すことができません。どうすればいいでしょうか。
区分所有法では、組合員が招集通知の送付先を指定していない場合、所有する部屋に送付すれば組合員に送付したものと見なされます。また、掲示板などの見やすい場所に掲示しても、同等の効力が認められます。
とはいえ、本人が目にする可能性は低いため、後になって「聞いていない」と苦情が来る可能性も否定できません。このようなリスクを避けるためにも、外部居住者には、届け出の提出を行っていただきましょう。
まとめ：総会に積極的に参加し、民主的に決議を行おう
総会には、できる限り多くの区分所有者が参加することが望まれます。特に重要な議案によっては、事前に議案のアンケートを取るなどして興味を持ってもらい、少しでも参加者を増やせるようにしましょう。区分所有者も、総会はご自身のマンションに関わる重要な会ですので、積極的に参加してください。
