大勢に参加してもらうにはどうすれば？ マンションの総会
こんにちは、マリモコミュニティがお届けするマンション管理コラムです。
マンションの総会は、マンションの管理組合の最高意思決定機関であり、マンションに関するさまざまな重要事項を決める場です。しかし、居住者の出席率が低かったり、思うように議論が進まなかったりすることも多いのではないでしょうか。今回は、マンションの総会のあり方について考えてみましょう。
マンションの総会のあり方1：参加者を集める方法
【理事の声】
マンションの理事を務めて2年目になります。昨年の総会は参加者が予想以上に少なく、驚いたものでした。今年は何としても多くのの居住者に集まってほしいのですが、どうすればいいでしょうか。
【お悩み解決のポイント】
居住者が総会に参加していないのは、議案に興味を持っていないか、そもそも議案の内容を知らないからです。そこで、マンションの懸案に関するアンケートを定期的に実施して、総会の議案になりそうな問題を居住者に理解してもらいましょう。「こんな問題が起きていたなんて！」と興味を持てば、総会に足を運んでくれる可能性は大きく高まります。
居住者が総会に参加していないのは、議案に興味を持っていないか、そもそも議案の内容を知らないからです。そこで、マンションの懸案に関するアンケートを定期的に実施して、総会の議案になりそうな問題を居住者に理解してもらいましょう。「こんな問題が起きていたなんて！」と興味を持てば、総会に足を運んでくれる可能性は大きく高まります。
マンションの総会のあり方2：総会通知書の作成
【理事の声】
一部の居住者から「総会に出たいのだが、どうしても都合が悪くて行けない。代理人を頼むことはできるか。また、議決権だけでも行使できないか」という相談が持ち込まれました。こちらとしても、どれだけの人数が集まるのかは、事前に把握しておきたいところです。どうすればいいでしょうか。
【お悩み解決のポイント】
管理規約には「総会の〇日前までに、会議の日時、場所及び目的を示して組合員に通知する」と多くのマンションで規定されているかと思います。通知書を作成、配付の際に議案書を一緒に配布してはいかがでしょうか？なお、総会通知書には、主に以下のような内容を盛り込みます。出欠通知書：区分所有者本人が出席するのか、代理人が出席するのかを記載します。
議決権行使書：総会の各議案に賛成するか反対するかを記載します。
委任状：議決権を別の区分所有者や議長に一任する旨を記載します。この通知書を回収すれば、事前に出欠の状況が把握できますし、欠席者も議決権を行使できるのです。総会の２～３日ほど前を提出期限とするのがいいでしょう。「未提出の場合は、理事や役員が直接訪問して回収する」旨を盛り込んでおくのがおすすめです。
管理規約には「総会の〇日前までに、会議の日時、場所及び目的を示して組合員に通知する」と多くのマンションで規定されているかと思います。通知書を作成、配付の際に議案書を一緒に配布してはいかがでしょうか？なお、総会通知書には、主に以下のような内容を盛り込みます。出欠通知書：区分所有者本人が出席するのか、代理人が出席するのかを記載します。
議決権行使書：総会の各議案に賛成するか反対するかを記載します。
委任状：議決権を別の区分所有者や議長に一任する旨を記載します。この通知書を回収すれば、事前に出欠の状況が把握できますし、欠席者も議決権を行使できるのです。総会の２～３日ほど前を提出期限とするのがいいでしょう。「未提出の場合は、理事や役員が直接訪問して回収する」旨を盛り込んでおくのがおすすめです。
マンションの総会のあり方3：事前質問書の作成
【理事の声】
毎年のことなのですが、総会が思うように進みません。質問に答えるのに時間がかかったり、一部の居住者が延々と質問を繰り返したりすることが多いのです。何とかならないでしょうか。
【お悩み解決のポイント】
総会通知書とあわせて、事前質問書を配付・回収しておけば、どのような質問が来るかをあらかじめ知ることができます。それに対する返答を用意して総会に臨めば、スムーズに議論を進められるでしょう。
総会通知書とあわせて、事前質問書を配付・回収しておけば、どのような質問が来るかをあらかじめ知ることができます。それに対する返答を用意して総会に臨めば、スムーズに議論を進められるでしょう。
まとめ：総会をスムーズに進めるには、準備が大切
理想的な形で総会を進めることができれば、より暮らしやすいマンションに大きく近づきます。「細かいことはよくわからないし……」などとは考えず、1人1人が興味と責任を持って総会に参加しましょう。
